DocScans: upload & email digital dokument management (DK)

Docscans gør det muligt at arkivere dokumenter (pdf, word, excel, powerpoint osv.) Og fotos digitalt på:

• CRM Kontakt
• Ordrer
• Dispatch (ruter)
• Køretøjer
• og hvad vi ellers finder på...

Der er 2 måder at arkivere dokumenter med Docscans.
1- via e-mail
2- pr. Upload

I mailproceduren SKAL en CRM-kontakt have et ID.

Ved manuel upload er dette IKKE nødvendigt, og upload til mappen General Documents collection "Unattached".

1. Via e-mail: ved at sende en e-mail med vedhæftede filer, tilføjes vedhæftede filer til arkivet.
   (eventuelle fotos og signaturer, der også indeholder grafik)!
   
   
   1. MailTo: 1@docscans.net
      (1 = sælger-id)
      Fil: mydocument.xxx
      Dette dokument placeres i den generelle dokumentindsamlingsbakke hos "Merchant".
      
      
   2. MailTo: 1-orders-123@docscans.net
      (1 = sælger-id)
      Filnavn: mydocument.pdf
      Dette dokument placeres direkte i dokumentmappen i ordre 123 af købmand nr. 1.
      Ordrer kan erstattes af:
      - "Kontakter" (disse skal have et id)
      - "Ordrer" (som i eksempel)
      - "Afsendelse" (nummer)
      - "Køretøjer" (og køretøjs-id til identifikation)
      
      
   3. MailTo: 1-orders@docscans.net
      (1 = sælger-id)
      Filnavn: 123-mydocument.pdf
      dette dokument er knyttet til ordren under "forhandler-id 1" med ordrenummer 123
      forskellen her er, at ordre-id nu er i filnavnet i stedet for e-mail-adressen.
      Ordrer kan erstattes af:
      - "Kontakter" (disse skal have et id)
      - "Ordrer" (som i eksempel)
      - "Afsendelse" (nummer)
      - "Køretøjer" (og køretøjs-id til identifikation)
      
      
   4. MailTo: 1-orders@docscans.net
      (1 = sælger-id)
      Filnavn: 123-mydocument.abc + 456-mydocument.def + 789-mydocument.ghi
      Disse dokumenter er linket til henholdsvis ordre 123, 456, 789 under "købmand 1".
      "Ordrer" kan erstattes af:
      - "Kontakter" (disse skal have et id)
      - "Ordrer" (som i eksempel)
      - "Afsendelse" (nummer)
      - "Køretøjer" (og køretøjs-id til identifikation)

1.  
2. Upload: ved at uploade et dokument med Docscans-modulet og linke det til en kontakt, ordre osv.
   
   
   
   -> Upload giver adgang til upload af dokumenter:
   
   
   
   --> Log giver en oversigt over de uploadede dokumenter
   ikonet yderst til højre er at slette i loggen
   det 2. ikon fra højre "unattach" bruges til at fjerne forbindelsen mellem dokument og kontakt, ordre, forsendelse, køretøj.
   De ikke "attachede" dokumenterbliver liggende under det menupunkt " unattached"
   
   
   
   --> "Unattached": samling dokumenter som ikke er linket til kontakter mm.
   Her kan dokumentet ses, slettes, og ikonet øverst til højre giver mulighed for manuelt at relatere dokumentet til en kontakt, ordre, forsendelse, køretøj.
   Ikonet "vedhæft" gør det muligt at linke 1 dokument til 1 eller flere kontakter.

Hente og finde dokumenter fungerer som følger:

• Kontakt:
  under kontaktredigering findes dokumentmappen øverst til højre:
  
  
  

• Ordrer:
  på OrderListen findes der en dokumentmappe på hver ordre:
  
  
  
  
• Dispatch:
  på dispatch oversigten er der en dokumentmappe på hver dispatch niveau:
  
  
• Fleet Vehicle:
  I Fleet-modulet er der en dokumentmappe pr. Køretøj til lagring af dokumenter: