Docscans: handmatig & email digitaal dokument management

Docscans maakt het mogelijk om dokumenten (pdf, word, excel, powerpoint etc) en fotos, digital te archiveren op:

• CRM Kontakt
• Order
• Dispatch
• Fleet vehicle

Er zijn 2 manieren om dokumenten met Docscans te archiveren.
1- per email
2- per upload

Bij de mailprocedure MOET een CRM Kontakt een ID hebben.

Bij handmatige upload is dit NIET nodig, en upload naar de Algemene Dokumenten verzamelmap "Unattached".

1. Per Email: door een mail te sturen met attachements, de attachements worden aan archief toegevoegd.
   (eventuele fotos en signaturen die grafiek bevatten dus ook)!
   
   
   1. MailTo: 1@docscans.net
      (1= merchant id)
      File: mydocument.xxx
      Dit dokument wordt in de algemene dokumenten verzamelbak van "Merchant" geplaatst.
      
      
   2. MailTo: 1-orders-123@docscans.net
      (1= merchant id)
      Filenaam: mydocument.pdf
      Dit dokument wordt direkt geplaatst in de dokumentenmap van Order 123 van Merchant #1.
      Orders kan vervangen worden door:
      - "Contacts" (deze moeten een id hebben)
      - "Orders" (zoals in voorbeeld)
      - "Dispatch" (nummer)
      - "Vehicles" (en vehicle id ter identificatie)
      
      
   3. MailTo: 1-orders@docscans.net
      (1= merchant id)
      Filenaam: 123-mydocument.pdf
      dit dokument wordt onder "merchant id 1" aan order gekoppeld met ordernummer 123
      verschil hier is dat order id nu in de filenaam staat ipv in het email adres.
      Orders kan vervangen worden door:
      - "Contacts" (deze moeten een id hebben)
      - "Orders" (zoals in voorbeeld)
      - "Dispatch" (nummer)
      - "Vehicles" (en vehicle id ter identificatie)
      
      
   4. MailTo: 1-orders@docscans.net
      (1= merchant id)
      Filenaam: 123-mydocument.abc + 456-mydocument.def + 789-mydocument.ghi
      Deze dokumenten worden onder "merchant 1" respektievelijk gekoppeld aan orders 123, 456, 789.
      "Orders" kan vervangen worden door:
      - "Contacts" (deze moeten een id hebben)
      - "Orders" (zoals in voorbeeld)
      - "Dispatch" (nummer)
      - "Vehicles" (en vehicle id ter identificatie)
      
      
2. Per Upload: door dokument te uploaden met de Docscans module en aan een kontakt, order etc. te koppelen
   
   
   
   --> Upload geeft toegang tot het uploaden van dokumenten:
   
   
   
   --> Log geeft overzicht over de geuploadde dokumenten
   het ikoon helemaal rechts is om de logentry te deleten,
   het 2de ikoon van rechts "detach" is om de link tussen dokument en kontakt, order, dispatch, vehicle weg te halen.
   Het ge-detachte dokument zal dan in de algemen dokumenten verzamelbak blijven liggen.
   
   
   
   --> "Unattached": niet gekoppelde dokumenten verzamelbak
   Hier kan het dokument, bekeken worden, gedelete, en ikoon rechtsboven maakt het mogelijk om het dokument handmatig aan een kontakt, order, dispatch, vehicle te relateren.
   
   
   Het "attach" ikoon maakt het mogelijk om 1 dokument aan 1 of meerdere kontakten te koppelen.

Het oproepen / terugvinden van dokumenten verloopt als volgt:

• Kontakt:
  onder kontakt edit ligt dokumenten map bovenaan rechts:
  
  
  
• Order:
  op de OrderLijst is er op elke order een dokumenten map te vinden:
  
  
  
• Dispatch:
  op het dispatch overzicht is op elke dispatch een dokumentenmap:
  
  
  
• Fleet Vehicle:
  In de Fleet module is per Voertuig een dokumentenmap voor het opslaan: